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管理組合の特性と問題点とは

川崎・横浜首都圏を中心にマンション管理士として実務活動をしている。横倉啓子です。

雨に濡れて紫陽花が咲き始めました。

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管理組合の特性と問題点を考えてみます。
前回から引き続いて重要な役割を担っている団体…管理組合のいくつか特性と問題点ついて実務に携わっている観点から考えたいと思います。

■莫大な資産を管理する団体なのに運営(マネジメント)や適正なマンション管理のことをよくわからない人たちで行わなければならない。
  例えば概算ですがマンションの不動産価値が1戸3000万円とした場合、戸数が100戸のマンションだったら約30億という資産のマンションということに なります。この30億円という大きなな資産を管理・運営をする団体が管理組合なのです。自分達の資産であるマンションを自分たちで維持管理するという趣旨 は正論ですが、管理運営を適正にきちんと行うことがとても重要です。
 多くのマンション管理組合の場合では、重大な意思決定をマンションの管理・運営についてよく分からず、専門的知識の少ない区分所有者さんたちで進めて、結果知らないところでかなりの損失をしている場合が多く見受けられます。
■意志決定に時間がかかる → 先送りになりやすい。
 管理に関する事項は原則として総会の決議を経て実施することになっており、総会に諮る議案を作成するための理事会は、ほとんどの管理組合ではせいぜい月に1回位しか開催されてい無いところが多いです。
  また働き盛りの役員の方はご自分のお仕事が日々お忙しくて、管理組合の活動の負担が大きく、月一回開催される理事会に出席することさえできないこともあり ます。このような状況が繰り返されてマンションにとって重要な意思決定が先送りになってしまう事態はどこのマンションでも結構見かけられます。
■外部からマンションの実情に合った個別の有益な情報がなかなか入ってこない。
  ここ数年様々なところでマンションセミナーが開催されていますが、みな一般的なお話が多くそれなり一般的な情報は得られます。またパソコンを開いてイン ターネットにつなげれば一般的な情報はすぐ手に入ることができます。書店にはマンション管理の本もいくつか並んでいます。
 しかし、マンションで発生する多くのトラブルの場合、ごく一部を除いては個々のマンションの事情によるものがほとんどです。 
 現実のリアルなトラブルを抱えた多くの管理組合にとって、一般的な情報ではなく、自分の管理組合の実情に合った個別の問題トやラブルに対応できる情報はなかなか手に入れることは難しいです。
  またいつでもどこでも手に入る一般的な情報を基に、役員の皆さんが問題の解決を図ろうとしても、更におおきな壁にぶつかって、問題解決の糸口がみつからず 時間ばかり過ぎてしまい、その壁が段々大きくなりどのように手を付けたらいいのか悩まれている役員さんをよく見かけます。
■「自主性」と「専門性」、「理事の負担の公平性」と「継続性」が同時に成り立たないことが多い。その結果‥‥どのような維持管理が行われているのか?以下が理想と現実の大きなギャップです。

■規約や法律に則った運営がされていない…
 ・規約や法律に従った判断がされずに衡平性が維持できない。
 ・年度によって理事会の判断が違ってくる。
 ・専有部と共用部分の区分がマチマチ
 ・理事会で決められないことを理事会で決めている。
■無駄な管理コストを負担している。
 ・適正な価格競争の基に発注が行われていない。
 ・保険が適用できるのに、自費負担している。

そこで‥‥円滑な管理組合運営のために意識してほしいこと!
①公平であること
 敷地・建物の「形状」「面積」「位置関係」「使用目的」「利用状況」などを総合的に考慮して区分所有者の利害の衡平が図られるようにすること。
② 合理的であること
 逆から見ると不公平や不満が区分所有者の受忍限度内であること
③ 民主主義について
 全員一致にすることなのでしょうか? 長老年長者の意見に従うことなのでしょうか? 声の大きな人の意見が通るのことなのでしょうか?
 本当の民主主義とは多数意見を採用して、前進することでありますが、
⇒ 一時的には不平不満が残ることも有り得るため、その結果を検証してよりよく修正していくことがとても重要です。

さらに…理事会が重要なこと!

◎完璧な手続き
 キーワードは「合理性」と「説明責任」です。 
 多くの組合員は理事会には、とても感謝をしている。しかし、日常の活動や議論内容を知らないため、つい不安や不信に思うことがあるのです。
⇒ 組合員が納得する合理的な選択の積み重ね、必要に応じた適切な広報活動等が必要です。
 ※理事会が区分所有者に対して、説明を尽くす必要があることに注意することが大変重要です。

※ 共用部分(共有財産)を長く維持し、生活環境をよりよい状態に保ってゆくためには、適正な維持管理を全員で行うしか方法はありません。
※ 共用部分は最新の技術を駆使した構造、設備が多いため ⇒ 高度で専門的な知識とスキルが必要になってきます。
⇒ ポイント!!専門家の関与が必要になってきます。
  管理組合の良きパートナーである管理会社を含めた専門家をきちんとセレクトして上手に活用することがカギになります。

円滑な管理組合運営のために意識してほしいこと!

川崎・横浜・首都圏を中心にマンション管理士として実務活動をしている。横倉啓子です。

一か月前までは桜が満開でした。今は葉桜になりハナミズキが咲きはじめました。4月5月6月は多くの管理組合さんで総会を開催される季節です。

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前回は管理組合の4つの特性について考えてみました。管理組合の特性上、問題点があるのは当然のことです。
【管理組合の問題点】
■規約や法律に則ってきちんと運営がされていない…
 ・規約や法律に従った判断がされずに衡平性が維持できない。
 ・年度によって理事会の判断が違ってくる。
 ・専有部と共用部分の区分がマチマチ
 ・理事会で決められないことを理事会で決めている。
■無駄な管理コストを負担している。
 ・適正な価格競争の基に発注が行われていない。
 ・保険が適用できるのに、自費負担している。

そこで‥‥円滑な管理組合運営のために意識してほしいことは…!
◎公平であること
  敷地・建物の「形状」「面積」「位置関係」「使用目的」「利用状況」などを総合的に考慮して区分所有者の利害の衡平が図られるようにすること。
◎合理的であること
  逆に見て、見たとき不公平や不満が区分所有者の受忍限度内であること
◎きちんとした民主主義であること
  全員一致にすることなのでしょうか? 
  年長者の意見に従うことなのでしょうか? 
  声の大きな人の意見が通ることなのでしょうか?
  本当の民主主義とは多数意見を採用して、前進することですが、
⇒ 一時的には不平不満が残ることも有り得るため、その結果を検証してよりよく修正していくことがとても重要です。

さらに…理事会で最も重要なこと!!!

◎完璧な手続き
 キーワードは「合理性」と「説明責任」です。 
 多くの組合員の方々は、理事会に、とても感謝をしています。
 しかし、詳細な日常の活動や議論内容を知らないため、つい不安や不信を感じることがあるのです。
⇒ だから理事会は、組合員が納得する合理的な選択を積み重ね、必要に応じた適切な広報活動等が必要です。

※  理事会が組合員の方々に対して、説明を尽くすことが大変重要で注意が必要です。
※ 共用部分(共有財産)を長く維持し、生活環境をよりよい状態に保ってゆくためには、適正な維持管理を全員で行うしか方法はありません。
※ また共用部分は最新の技術を駆使した構造、設備等が多いため ⇒ 高度で専門的な知識とスキルが必要になってきます。

⇒ 適正な管理をするための一つの手段として専門家の関与が挙げられます。
  管理組合の良きパートナーである管理会社と『専門家をきちんとセレクトして上手に活用すること』が適正な管理運営のキーワードになります。

次回は管理会社とマンション管理士の業務の違いなどについてお話をいたします。

管理組合運営は難しいのがあたりまえ?!

こんにちは。川崎・横浜・首都圏を中心にマンション管理士として実務活動をしている。横倉啓子です。

前回から引き続き、重要な役割を担っている団体…管理組合の特性について考えます。

【管理組合の4つの特性】
①莫大な資産を管理する団体なのに運営(マネジメント)や適正なマンション管理のことをよくわからない人たちで行わなければならない。
 例えば概算ですがマンションの不動産価値が1戸3000万円とした場合、戸数が100戸のマンションだった ら資産が約30億のマンションということになります。
 その資産約30億円のマンション共用部分の管理・運営をする団体が管理組合なのです。
 自分達だけで維持管理・運営をするという趣旨は正論ですが、適正にきちんと行うことがとても重要です。
 多くの管理組合の場合、マンションの管理・運営についてよく分からない区分所有者の皆さんで進め、重大 な意思決定をした結果、知らないところでかなりの損失をしている場合が多く見受けられます。
②意志決定に時間がかかる → 先送りになりやすい。
 マンションの管理に関する事項は原則として、総会の決議を経て実施することになっていますが、総会に  諮る議案を作成するための理事会は、ほとんどの管理組合ではせいぜい月に1回位しか開催されていな いところが多いです。
 また働き盛りの役員の方はお仕事が日々忙しくて、管理組合の活動の負担が大きく、月一回開催される理 事会に出席することさえできないこともあります。
 このような状況が繰り返されて、マンションにとって重要な意思決定が先送りになってしまう事態は、どこの マンションでも見かけられます。
③外部から自分のマンションの実情に合った個別の有益な情報がなかなか入ってこない。
 ここ数年様々な所でマンション管理セミナーが開催されておりますが、一般的な話が多く一般的な情報は  得られます。
 またパソコンを開いてインターネットにつなげば、情報はすぐ手に入ります。書店に行けばマンション管理の 本がいくつも並んでいます。
 しかし、マンションで発生する多くのトラブルの場合、ごく一部を除いては個々のマンションの事情によるも のがほとんどです。 
 リアルなトラブルを抱えた多くの管理組合にとって、一般的な情報ではなく、実情に合った個別の問題やト ラブルに対応できる情報を手に入れません。
 またいつでもどこでも簡単に手に入る一般的な情報を元に、役員の皆さんが問題の解決を図ろうとしても、 更におおきな壁にぶつかって、問題解決の糸口がみつからず時間ばかり過ぎてしまい、その壁が段々大  きくなり、どこから手を付けたらいいのか悩んでいらっしゃいます。
④「自主性」と「専門性」、「理事の負担の公平性」と「継続性」が同時に成り立たないことが多い。
 例えば、自分たちで何でもかんでもやろうする自主・自力管理は、主体性・自主性は確保できますが、法  律・技術・会計・財務の専門性を導き出すことは非常に難しいです。
 反対にマンション管理を専門の業務としている管理会社に委託して、全てを任せてしまえば役員はかなり 楽になります。しかし管理会社からの提案に対して、管理組合にとってあまり好ましくないのかなど判断が 出来ずに、管理組合は主体性のない管理しかできなくなる可能性が大きいです。
 また特定の1人の方が何年も役員をやってくだされば管理の継続性の確保はできます。しかし1人への負 担が大きく公平性を欠くことになります。この方がお引越しなどされてしまったら残った人たちは何もわから ない状態に陥ります。
 皆が公平に役員をやるために1年交代の輪番制で役員になる。多くの管理組合では、次の期に事業の継 承がままならず、管理組合の事業の継続が段々損なわれていきます。

以上から管理組合の4つの特性から、管理組合運営は元々うまくいかないように出来ているのではないかと思わずにはいられません。

管理組合運営を考える 

こんにちは♪ 川崎、横浜、首都圏を中心に実務活動している、マンション管理士の横倉啓子です。

事務室の窓から手に届きそうなくらいに、桜の木が3本あります。今年もきれいな見事な花が咲いて、仕事に合間にこの窓から独占してゆっくりまったりとお花見をしました。また7~8年くらい前から鶯が一羽…近くの竹やぶに住み着いて春ののどかな日だけではなく、寒い冬の日や暑い夏の朝などに、 ♪ホーホケキョ~♪とかわいい透き通る声で、奏でてくれて、その声を聴くことでとても優しい気持ちになります。

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今回はマンション管理組合という団体について考えてみたいと思います。
まず、管理組合の法的位置付けとしては、
「建物の区分所有等に関する法律(区分所有法)」の第3条で規定されているように、要約すると
⇒『区分所有者全員で、マンションの敷地、共用部分、付属施設などの共有財産を管理する団体』
更にわかりやすく 
⇒ 区分所有者全員の共有財産であるマンションの共用部分を、適正に管理して、その資産価値を維持しながら(出来ることなら高めて)、そこに暮らす人たちが安心して楽しく豊かに生活できるための環境を築き上げていくための団体を、一般的に管理組合と呼びます。
⇒ 管理組合の構成員は区分所有者で、区分所有者はマンションを購入所有したら法律上必ず管理組合員となります。
管理組合はマンションの共用部分の維持管理を行いますが、区分所有者の中から役員(理事)を選び、理事で構成する理事会に一定の範囲で任せる仕組みになっているのが一般的です。
区分所有者全員が集まり、共用部分の管理方針など必要なことを多数決で決めていくのが管理組合の総会です。

次に管理組合の目的についてです。
■自分たちが主体となってきちんと判断し、建物・敷地・付属施設の適正な管理を行い、自分たちの資産を守ること。
■マンションに住んでいる人たちがお互いに、気持ちよく暮らすためのルール(管理規約、細則等)を決める。
■マンションを適正に維持管理していくには修繕が必要になりますので、自分たちに見合った維持管理、修繕を行うことを、みんなで話し合い合意し納得して実施すること。
ここで注意してほしいことは
※ 専有部分については、各自の責任と負担で管理をする。                     
※ 共用部分は管理組合の責任と負担で管理をする。⇒ ただし、専用使用部分(ベランダ、窓、玄関扉等)の日常的な管理は自分の責任で行います。
参考図の専有部と共用部の区分オリジナル参考図をご覧ください。

専有部と共用部の違い

管理組合が具体時に何をすればいいのか。その業務は、標準管理規約(業務)第32条から17項目有りますのでここに記載します。
一 管理組合が管理する敷地及び共用部分等(以下本条及び第48条において「組合管理部分」という。)の保安、保全、保守、清掃、消毒及びごみ処理
二 組合管理部分の修繕
三 長期修繕計画の作成又は変更に関する業務及び長期修繕計画書の管理
四 建物の建替えに係る合意形成に必要となる事項の調査に関する業務
五 適正化法第103条に定める、宅地建物取引業者から交付を受けた設計図書の管理
六 修繕等の履歴情報の整理及び管理等
七 共用部分等に係る火災保険その他の損害保険に関する業務
八 区分所有者が管理する専用使用部分について管理組合が行うことが適当であると認められる管理行為
九 敷地及び共用部分等の変更及び運営
十 修繕積立金の運用
十一 官公署、町内会等との渉外業務
十二風紀、秩序及び安全の維持に関する業務
十三 防災に関する業務
十四 広報及び連絡業務
十五 地域コミュニティにも配慮した居住者間のコミュニティ形成
十六 管理組合の消滅時における残余財産の清算
十七 その他組合員の共同の利益を増進し、良好な住環境を確保するために必要な業務

このように重要な役割を担っている団体…管理組合には、特有の特性が有ります。
その特性と問題点について、次回お話をさせて頂きます。

マンション管理士(コンサルタント)に不可欠なファシリテーションスキル

マンション管理士を取得した8年前から、メディエーション、コーチング、コンセンサスの取り方、アサーティブ、ファシリテーション、コミュニケーションなどの時間があるとき各研修会等に参加しスキルアップをするために、勉強をしています。

今回理事会運営に有効なファシリテーションスキルアップ、「自己の見える化シート」を用いて、自己分析・他己分析を行い、今後の課題を見出し、個々のスキルを向上できる状態を目指すという趣旨の研修に参加しました。
講師:荒昌史氏、吉高美帆氏、企画:HITOTOWA、主催:プロナーズ稲葉塾、
共催:大和ライフネクスト

比較的多くのセミナーで決まってアイスブレイクからスタートします。
今回の研修会でも採用されていました。

●アイスブレイクとは?

緊張感や人見知り、わだかまり等を解いたり、話し合うきっかけを作るためのちょ っとしたゲームやクイズ、運動のことです。
心をやわらかくして、会議などの席で人の話をよく聞く手助けもしてくれる効果があるそ
うです。

私もセミナーなどを行うとき、つかみの部分をクイズ形式にするなど、自分もリラックスできるようにしています。
この日は時間差じゃんけんを行いました。
結果私が最後まで勝ち残り「じゃんけんクイーン」になりました(^^)v

●ファシリテーションとは?

組織のパワーを引き出し、すぐれた問題解決に導く技術
集団による知的相互作用を促進する働きとして(1)成果に至る時間を短縮する (2)チーム
の相乗効果を生む (3)メンバーの自律性を育む といった効果が得られます。

●ファシリテーターとは?

ファシリテーションをする人行う人
ファシリテーターの効果として、集団によって行われる会議や企画などの進行を容易に円
滑にすること。

●ファシリテーターの4つの基本スキル

場のデザイン」 場を作る
対人関係」   受け止め、引き出す
議論の構造化」 かみ合わせ、整理する
合意形成」   まとめて、分かち合うを解説します。

講義後、ファシリテーターを実践するワークを行い、それを基に自己評価、他人から客観
的に他己評価をしてもらい、「見える化シート」でチェックをしました。

自己評価よりも客観的に見ていただいた他己評価がよかったのは今回1つの気づきでした。反省点なども素直に受け入れて、マンション管理士としてのこれからの行動を再確認できた、とてもよい機会でした。