顧問契約

1.はじめに

マンション管理アドバイザーという自治体で実施している制度があります。現在は東京都、横浜市等で実施されて他の自治体にも拡大していく動きがあり ます。この制度は「マンション問題」の相談を個別に依頼する組合の受け皿としてマンション管理適正化法施行以前から行っている自治体もあり「2時間で 13,000円程度」の実費をもらいアドバイザーを派遣しています。アドバイザーは建築士や弁護士、マンション管理士などです。

ただし、この制度は相談に対して1回完結型です。単発でアドバイザーに相談したいときは便利ですが、そのマンション管理組合が持つ独自の問題に関し て根本的に時間を掛けて解決する方法ではありません。もちろん複数回利用することも可能ですが、毎回担当者が変わることもありますし、回数が増えると費用 もどんどん膨らんでしまいます。また、NPO団体やボランティア団体にも同様の制度がありますが、やはり限界があります。
単発で終わる相談ならアドバイザーやボランティア団体は大いに活用していただくとよいと思っておりますが、マンションの抱える問題は大抵解決に時間がかかるものなので、じっくり腰をすえて取り組む必要があります。
個別のマンション事情をふまえつつ、長期的視野での適切なアドバイスをお求めになるなら個別にマンション管理士にご相談されることをお勧めいたします。
その場合管理組合さんとマンション管理士との相性もありますのでご検討ください。

どのマンション管理士に相談しようかというときには

国土交通省住宅局マンション管理対策室(当時)が2002年6月20日に公表した「マンション管理士活用方策検討会報告書」では、マンション管理士の業務の成否について、次のようなコメントがなされていますのでご参考にしてください。

本来、マンション管理士資格の取得自体が管理組合の管理者等又はマンションの区分所有者等に対する支援業務により報酬を得 ることを直ちに可能ならしめるものではなく、個々のマンション管理士が自らの能力を高め、管理組合の抱える諸問題を的確に解決するなど様々な実績を積み上 げ、相談者側の信頼を獲得していくことにより、初めて、マンション管理士としての業務は成り立つものである。

2.メリット

管理組合の理事、その中でも理事長のご負担は大変なものになりますが、年間を通じて、常にリアルタイムでマンションの運営状況を把握することでスピーディーな対応が可能になるとともにマンション管理のプロ・専門家として常に一緒になって理事会運営やマンション管理について考え、サポートさせていた だくことで、実務面でのご負担の軽減と役員のみなさまの精神的な部分も含めたストレスを大幅に取り除くことも出来ます。

さらに管理組合の費用負担も一気にリーズナブルになります。
多くの管理組合との顧問契約に基づく経験とノウハウから、特に管理会社に管理を委託しているマンションにおいて、運営の主体性を確保し、かつ、誰が役員に就任しても無理なく職務を全うできる運営環境も実現します。

ある管理組合の理事会でのことです。
一生懸命勉強をされている理事の一人が、マンションの問題解決をするために会費を払ってNPO団体に加入して理事がみんなで勉強をしようという提案をしました。提案した理事の方以外の理事達は、マンション管理士と顧問契約をしたほうが良いとの意見でした。
現在の理事またこれから理事になる人達は、自分のお仕事等を抱え時間的な余裕もなく、時間を割いて迄一般論の勉強をした理事だけでは、このマンションに即 した対応ができないし時間もないし難しい。今後理事が輪番で変わっていき継続性もなくなるので、顧問のマンション管理士が客観的に、マンションの運営状況 を把握してもらってサポートしてもらうほうがいいという合意形成の結果になりました。

3.業務内容

顧問業務の内容は、管理組合様のご事情やご要望によりさまざまです。重松マンション管理士事務所 千葉ヘッドオフィスの内容に沿う形になりますが、実際に顧問としてお手伝いさせていただいた実績を基にご紹介致します。

※千葉ヘッドオフィスの業務案内ページも是非ご参照ください。
顧問契約(長期コンサルティング・支援契約)

主な業務一覧

※下記の業務は、網羅的に列挙させていただいたものです。従いまして、顧問契約業務に下記の内容が必ず含まれるという訳ではありませんが、顧問契約を結ぶ際には下記のようなご要望にお応えできるとご理解いただければ幸いです。※もちろん下記にないものでも対応可能ですので、お気軽にご相談下さい。

  1. 役員からの相談への対応、打ち合わせ
  2. 管理会社からの相談への対応、打ち合わせ
  3. 管理会社の月次報告書の精査
    • 管理会社の業務内容チェック及び報告/執行状況の確認/支出の妥当性の確認/管理費等の収納状況の確認
  4. 理事会、総会への出席
    • 役員の業務内容に対する助言等/議事録作成の参与としての「理事会出席メモの提出」
  5. 管理組合に必要な文書案の作成
  6. 総会議案書案の作成
  7. 各種契約の立ち会い
  8. 会計管理補助
    • 組合員の入金チェック/月次会計報告書の作成/未納者に対する督促状の作成
  9. 管理費の未収金管理に関する補助
    • 理事長が実施する裁判や強制執行のサポート(ただし、弁護士法その他の法律で禁止されているものを除く)
  10. 管理会社の変更
    • 変更後の管理会社の業務内容チェック/引き継ぎ決算の監査業務/引き継ぎ時点での設備等の点検立ち会い等
  11. その他顧問として行う助言・指導等(但し、弁護士法等の法律で禁止されているものを除く)
  12. 管理組合向けセミナー企画実施等
  13. ご意向によっては自主管理のサポート

主要業務のご紹介

前述の業務内容にあるように、顧問契約業務に含まれる業務は大変多岐にわたりますが、ここでは代表的な業務を簡単にご紹介させていただきます。

理事会運営・総会出席

顧問契約の基本です。専門的知識をもって、中立的立場で管理組合運営をサポートします。

管理会社月次報告チェック/管理組合に必要な文書・書類の作成

管理会社が毎月提出する管理報告書に関しては、会計、設備の点検報告をチェックします。また管理組合が意志決定するのに必要な資料の作成なども行います。

管理コスト削減

各種契約の際の価格の妥当性を精査してアドバイス致します。

建物診断・長期修繕計画作成のサポート

業者やコンサルタントの選定、成果品の精査等を行います。必要に応じ診断作業の立ち会いも致します。長期修繕計画の見直しなどの補助業務などを行います。

報酬

顧問料は、管理組合の運営状況と求められる業務内容に応じて、最良と考えられるプランを見積もってご提案致します。

【日常業務の顧問契約の例1】全部委託管理マンション

<顧問料> 月額52,500円~(交通費等の経費は別途)

(モデル)管理会社との間で総会や理事会の運営支援業務等を含めた管理委託契約(フル契約)が締結されている一棟の住居専用マンション(60戸まで)の管理組合との顧問契約

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